Spamfilter, Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz einrichten

Neben dem reinen Empfangen und Versenden bietet Ihr Postfach weitere nützliche Funktionen: einen Spamfilter, der unerwünschte Nachrichten aussortiert, eine Abwesenheitsnotiz für Urlaub und Krankenstand sowie Filterregeln, die E-Mails automatisch in Ordner sortieren. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung in Plesk und in Webmail.

Spamfilter einrichten

Der Spamfilter bewertet jede eingehende E-Mail mit einer Punktzahl. Je höher die Punktzahl, desto wahrscheinlicher ist die Nachricht Spam.

1. Melden Sie sich in Plesk an und öffnen Sie E-Mail.
2. Klicken Sie auf das Postfach und öffnen Sie den Reiter Spamfilter.
3. Aktivieren Sie Spam herausfiltern.
4. Wählen Sie, was mit erkanntem Spam passiert:
   • In den Spam-Ordner verschieben: empfohlen. Sie können den Ordner gelegentlich auf Fehlerkennungen prüfen.
   • Betreff markieren: die E-Mail bleibt im Posteingang, erhält aber einen Hinweis wie ***SPAM*** im Betreff.
   • Löschen: nicht empfohlen, da auch fälschlich erkannte E-Mails verloren gehen.
5. Speichern Sie mit OK.

Empfindlichkeit anpassen

In den erweiterten Einstellungen des Spamfilters legen Sie den Schwellenwert fest. Der Standardwert ist meist 7. Ein niedrigerer Wert wie 5 filtert strenger, sortiert aber auch eher echte E-Mails aus. Ändern Sie den Wert in kleinen Schritten.

Absender immer erlauben oder sperren

Tragen Sie in die Positivliste Adressen oder Domains ein, die nie als Spam gelten sollen, etwa wichtige Geschäftspartner. In die Negativliste kommen Absender, deren E-Mails immer als Spam behandelt werden. Platzhalter sind möglich, zum Beispiel *@beispiel.at.

Abwesenheitsnotiz einrichten

Die Abwesenheitsnotiz beantwortet eingehende E-Mails automatisch, solange Sie nicht erreichbar sind.

In Plesk

1. Öffnen Sie das Postfach und den Reiter Automatische Antwort.
2. Aktivieren Sie Automatische Antwort einschalten.
3. Geben Sie Betreff und Text ein.
4. Legen Sie unter Automatische Antwort ausschalten am ein Enddatum fest. So vergessen Sie nicht, die Notiz wieder abzuschalten.
5. Legen Sie fest, wie oft derselbe Absender eine Antwort erhält, etwa einmal pro Tag.

In Webmail

Melden Sie sich unter https://webmail.ihre-domain.at an und öffnen Sie Einstellungen → Abwesenheit bzw. Automatische Antworten. Die Optionen entsprechen denen in Plesk.

Beispieltext

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin bis einschließlich 14. November nicht im Büro und habe
nur eingeschränkt Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen
wenden Sie sich bitte an office@ihre-domain.at oder +43 1 234567-0.

Mit freundlichen Grüßen
Maria Muster

Geben Sie in der Abwesenheitsnotiz keine privaten Informationen preis, etwa den Grund oder das Reiseziel. Die Notiz geht auch an unbekannte Absender und an Spam-Versender.

Filterregeln in Webmail

Mit Filtern sortieren Sie eingehende E-Mails automatisch, noch bevor sie im Posteingang landen. Die Regeln gelten auf dem Server und wirken damit auf allen Geräten.

1. Öffnen Sie in Webmail Einstellungen → Filter.
2. Legen Sie einen neuen Filter an, zum Beispiel mit dem Namen Rechnungen.
3. Legen Sie die Bedingung fest, etwa Betreff enthält Rechnung oder Von enthält @lieferant.at.
4. Wählen Sie die Aktion, etwa In Ordner verschieben → Rechnungen.
5. Speichern Sie den Filter.

Weiterleitung und Abwesenheit kombinieren

Während einer längeren Abwesenheit kann es sinnvoll sein, E-Mails zusätzlich an eine Vertretung weiterzuleiten. Richten Sie dazu im Reiter Weiterleitung des Postfachs die Adresse der Vertretung ein und lassen Sie eine Kopie im Postfach. Schalten Sie die Weiterleitung nach Ihrer Rückkehr wieder ab.

Fehlerbehebung

Wichtige E-Mails landen im Spam-Ordner

Tragen Sie den Absender in die Positivliste ein. Liegt das Problem bei vielen Absendern, erhöhen Sie den Schwellenwert leicht.

Es kommt trotzdem viel Spam an

Senken Sie den Schwellenwert und tragen Sie hartnäckige Absender in die Negativliste ein. Prüfen Sie außerdem, ob ein Sammelpostfach (Catch-all) aktiv ist. Es zieht besonders viel Spam an.

Die Abwesenheitsnotiz wird nicht versendet

Die Notiz wird an jeden Absender nur einmal im festgelegten Zeitraum geschickt. Testen Sie deshalb mit einer Adresse, die Ihnen noch nicht geschrieben hat. An Mailinglisten und automatisch erzeugte Nachrichten werden keine Abwesenheitsnotizen verschickt.

Wie Sie Postfächer anlegen und verwalten, lesen Sie im Artikel E-Mail-Postfach in Plesk anlegen.