E-Mail in Outlook einrichten (IMAP und SMTP)

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach bei Alpenhost in Microsoft Outlook einrichten, sowohl im klassischen Outlook für Windows als auch im neuen Outlook. Wir verwenden IMAP, damit Ihre E-Mails auf allen Geräten synchron bleiben.

Die Zugangsdaten

Für die Einrichtung benötigen Sie folgende Angaben:

Den genauen Servernamen finden Sie in Ihrer Willkommens-E-Mail. Statt mail.ihre-domain.at kann dort auch der Name unseres Servers angegeben sein. Damit Outlook keine Zertifikatswarnung zeigt, muss der verwendete Servername durch ein SSL-Zertifikat abgedeckt sein.

IMAP oder POP3?

• IMAP speichert alle E-Mails auf dem Server. Smartphone, Laptop und Webmail zeigen immer denselben Stand. Das ist die empfohlene Variante.
• POP3 lädt E-Mails auf ein Gerät herunter und löscht sie in der Regel vom Server. Auf anderen Geräten sind sie dann nicht mehr verfügbar.

Klassisches Outlook (Microsoft 365, Outlook 2021/2019)

1. Öffnen Sie Datei → Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, klicken Sie auf Erweiterte Optionen und setzen Sie den Haken bei Ich möchte mein Konto manuell einrichten.
3. Klicken Sie auf Verbinden und wählen Sie IMAP.
4. Tragen Sie die Daten für eingehende E-Mails ein: Server, Port 993, Verschlüsselung SSL/TLS.
5. Tragen Sie die Daten für ausgehende E-Mails ein: Server, Port 465, Verschlüsselung SSL/TLS.
6. Klicken Sie auf Weiter, geben Sie das Passwort ein und bestätigen Sie mit Verbinden.

Outlook prüft die Verbindung und meldet Das Konto wurde erfolgreich hinzugefügt.

Neues Outlook für Windows

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol → Konten → E-Mail-Konten → Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie als Anbieter IMAP.
4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen anzeigen und tragen Sie die Server und Ports aus der Tabelle oben ein.
5. Klicken Sie auf Weiter bzw. Fortfahren.

Hinweis: Das neue Outlook synchronisiert IMAP-Konten über Microsoft-Server in der Cloud. Wenn Sie das aus Datenschutzgründen vermeiden möchten, verwenden Sie das klassische Outlook oder ein anderes Programm wie Thunderbird.

Outlook für Mac

1. Öffnen Sie Outlook → Einstellungen → Konten und klicken Sie auf + → Neues Konto.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie bei der Anbieterauswahl IMAP/POP.
3. Tragen Sie Server, Ports und Verschlüsselung aus der Tabelle oben ein.

Ordner richtig zuordnen

Damit gesendete und gelöschte E-Mails auch in Webmail und auf dem Smartphone in den richtigen Ordnern landen:

• Klassisches Outlook: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Konto doppelklicken → Weitere Einstellungen → Erweitert. Tragen Sie bei Stammordnerpfad nichts ein. Gesendete Elemente legt Outlook automatisch in den Ordner Sent bzw. Gesendet auf dem Server.
• Werden gesendete E-Mails nur lokal gespeichert, rechtsklicken Sie im Ordnerbereich auf den Serverordner Sent und wählen Sie, falls angeboten, Als Ordner für gesendete Elemente verwenden.

Fehlerbehebung

Outlook fragt immer wieder nach dem Passwort

Das Passwort ist falsch oder wurde geändert. Prüfen Sie es, indem Sie sich in Webmail anmelden. Löschen Sie in der Windows-Anmeldeinformationsverwaltung alte gespeicherte Passwörter zu Ihrem Mailserver.

Senden schlägt fehl, Empfangen funktioniert

• Prüfen Sie, ob beim Postausgangsserver die Authentifizierung aktiviert ist.
• Manche Internetanbieter oder Firmennetze blockieren bestimmte Ports. Wechseln Sie zwischen Port 465 (SSL/TLS) und 587 (STARTTLS).

Zertifikatswarnung

Der eingetragene Servername passt nicht zum Zertifikat. Verwenden Sie den Servernamen aus der Willkommens-E-Mail oder sichern Sie in Plesk den Mail-Namen Ihrer Domain mit einem Let's-Encrypt-Zertifikat ab.

Outlook richtet das Konto automatisch falsch ein

Brechen Sie die automatische Einrichtung ab und verwenden Sie immer die manuelle Einrichtung wie oben beschrieben.

Wie Sie dasselbe Postfach auf Ihrem Smartphone nutzen, zeigt der Artikel E-Mail auf iPhone und Android einrichten.