Managed Nextcloud: Die ersten Schritte

Ihre Managed Nextcloud ist eingerichtet und Sie haben die Zugangsdaten für das Administratorkonto erhalten. Server, Updates und Backups übernehmen wir für Sie. Damit Ihr Team schnell und sicher loslegen kann, sollten Sie einige Einstellungen selbst vornehmen. Diese Anleitung führt Sie durch die wichtigsten ersten Schritte.

Schritt 1: Anmelden und Passwort ändern

1. Rufen Sie die Adresse Ihrer Nextcloud im Browser auf, zum Beispiel https://cloud.ihre-domain.at.
2. Melden Sie sich mit den erhaltenen Zugangsdaten an.
3. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild → Persönliche Einstellungen → Sicherheit und ändern Sie das Passwort.

Schritt 2: Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Ein Administratorkonto sollte immer mit einem zweiten Faktor geschützt sein.

1. Öffnen Sie Apps und prüfen Sie, ob die App Two-Factor TOTP Provider aktiviert ist. Aktivieren Sie sie gegebenenfalls.
2. Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen → Sicherheit und aktivieren Sie TOTP.
3. Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App, etwa Aegis, 2FAS, Microsoft Authenticator oder Google Authenticator.
4. Erzeugen Sie Backup-Codes und bewahren Sie diese sicher auf.

Unter Verwaltungseinstellungen → Sicherheit können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer oder für bestimmte Gruppen verpflichtend machen.

Schritt 3: E-Mail-Versand prüfen

Nextcloud versendet E-Mails für Passwort-Wiederherstellung, Freigaben und Benachrichtigungen. Öffnen Sie Verwaltungseinstellungen → Grundeinstellungen. Tragen Sie zuerst in Ihren persönlichen Einstellungen eine E-Mail-Adresse ein und senden Sie dann über E-Mail senden eine Testnachricht. Erhalten Sie keine E-Mail, melden Sie sich bitte bei uns.

Schritt 4: Erscheinungsbild anpassen

Unter Verwaltungseinstellungen → Design legen Sie Name, Slogan, Farbe, Logo und Hintergrundbild fest. So erkennen Ihre Mitarbeitenden die Cloud sofort als firmeneigenes Werkzeug. Das hilft auch, Phishing-Seiten zu erkennen.

Schritt 5: Gruppen und Benutzer anlegen

Legen Sie zuerst Gruppen an, dann die Benutzer. So können Sie Rechte und Freigaben später über Gruppen steuern.

1. Öffnen Sie über Ihr Profilbild Konten.
2. Klicken Sie links auf Gruppe hinzufügen und legen Sie Gruppen an, zum Beispiel Buchhaltung, Vertrieb und Alle.
3. Klicken Sie auf Neues Konto. Tragen Sie Benutzername, Anzeigename und E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Gruppen.
4. Lassen Sie das Passwortfeld leer. Der Benutzer erhält dann eine E-Mail und setzt sein Passwort selbst.
5. Legen Sie bei Bedarf ein Kontingent fest, um den Speicherplatz pro Person zu begrenzen.

Tipp: Vergeben Sie Administratorrechte nur an Personen, die sie wirklich benötigen. Für die Verwaltung einzelner Gruppen gibt es die Rolle Gruppenadministrator.

Schritt 6: Gemeinsame Ordner einrichten

Für Abteilungsordner, die nicht einer einzelnen Person gehören sollen, eignet sich die App Team folders (früher Group folders).

1. Aktivieren Sie die App unter Apps, falls sie noch nicht aktiv ist.
2. Öffnen Sie Verwaltungseinstellungen → Team folders.
3. Legen Sie einen Ordner an, etwa Buchhaltung, und weisen Sie die passende Gruppe mit den gewünschten Rechten zu.

Der Vorteil: Verlässt jemand das Unternehmen, bleiben die Dateien erhalten, weil sie nicht im persönlichen Bereich dieser Person liegen.

Schritt 7: Freigabe-Richtlinien festlegen

Unter Verwaltungseinstellungen → Teilen legen Sie fest, wie Dateien nach außen geteilt werden dürfen. Empfehlenswerte Einstellungen:

• Passwortschutz für öffentliche Links erzwingen, wenn sensible Daten geteilt werden
• Standardmäßiges Ablaufdatum für Links, etwa 30 Tage
• Öffentliche Links eventuell nur für bestimmte Gruppen erlauben

Schritt 8: Clients installieren

Damit Ihr Team Dateien bequem auf dem Computer und Smartphone nutzen kann, sollten alle die Nextcloud-Clients installieren. Eine Anleitung finden Sie in unserem Artikel Nextcloud-Clients auf Windows, macOS, Android und iOS verbinden.

Was übernehmen wir, was Sie?

Häufige Fragen

Darf ich zusätzliche Apps installieren?

Ja. Achten Sie darauf, nur Apps zu installieren, die mit Ihrer Nextcloud-Version kompatibel sind. Zu jeder App finden Sie im App-Store Angaben zur Kompatibilität. Bei Unsicherheit fragen Sie uns gerne vorab.

Ein Benutzer hat sein Passwort vergessen.

Er kann es über Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite selbst zurücksetzen, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Alternativ setzen Sie es als Administrator unter Konten neu.

Wie viel Speicher habe ich noch?

Die Belegung pro Benutzer sehen Sie unter Konten. Benötigen Sie mehr Speicher, können Sie Ihr Paket jederzeit erweitern.

Alle Pakete und Funktionen finden Sie auf unserer Seite Nextcloud-Hosting.